Pendampingan Digitalisasi Tata Kelola Administrasi Persuratan Berbasis Aplikasi Cloud Pada Kanwil Kemenkumham

Abstract

Perkembangan teknologi informasi mendorong transformasi tata kelola pemerintahan melalui Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Namun, efisiensi administrasi perkantoran di instansi vertikal sering kali terkendala akibat penggunaan beberapa aplikasi administrasi yang berjalan terpisah serta tingginya risiko ketidaksinkronan data kearsipan. Kegiatan pengabdian masyarakat dalam bentuk pendampingan ini bertujuan untuk mengoptimalkan digitalisasi dan tata kelola administrasi persuratan pada Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara. Metode penerapan yang digunakan meliputi orientasi alur kerja digital, pendampingan teknis secara langsung (on-the-job training) dalam operasional aplikasi berbasis cloud yaitu SRIKANDI, E-Arsip, dan SUMAKER, serta evaluasi berkala terhadap akurasi entry data. Hasil pengabdian menunjukkan terjadinya peningkatan efisiensi dan kerapian administrasi kantor secara signifikan. Proses manajemen surat masuk, disposisi elektronik, pemindaian dokumen fisik beresolusi tinggi, hingga penataan arsip dinamis dapat terlaksana secara lebih sistematis dan aman sesuai standar kearsipan nasional. Kegiatan ini berhasil meminimalisir risiko server timeout dan mempercepat alur koordinasi internal instansi. Kesimpulannya, pendampingan intensif terhadap pemanfaatan sistem administrasi berbasis cloud terbukti efektif dalam mempercepat reformasi birokrasi yang modern, transparan, dan akuntabel di lingkungan instansi pemerintahan.