Digitalisasi Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Web pada Diskominfo Kota Medan

Abstract

Pengelolaan arsip surat di instansi pemerintahan sering kali menghadapi kendala efisiensi akibat ketergantungan pada sistem dokumentasi fisik yang berpotensi menyebabkan kerusakan atau kehilangan dokumen. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk menerapkan digitalisasi sistem pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar berbasis web di Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kota Medan. Metode pelaksanaan pengabdian dilakukan melalui tahap analisis kebutuhan sistem, perancangan dan pembuatan aplikasi web menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL, pengujian sistem, hingga sosialisasi dan penyerahan aplikasi kepada pihak instansi. Hasil dari kegiatan ini berupa terciptanya sistem informasi arsip surat digital yang dilengkapi fitur autentikasi pengguna, penginputan data surat masuk dan keluar, serta penyimpanan berkas fisik dalam format PDF. Penerapan sistem berbasis web ini berhasil meningkatkan efisiensi waktu pencarian dokumen, kerapian pengelolaan tata kelola arsip, serta keamanan penyimpanan data administrasi instansi.